Quando la sicurezza significa business

Una buona protezione si è rivelata fondamentale per i profitti di Communication Concepts, Inc. (CCI), una società di marketing e direct mail di venticinque anni i cui clienti hanno reso una migliore sicurezza presso la struttura una condizione per fare affari. Communication Concepts, Inc., (CCI) ha sempre fatto affidamento su serrature meccaniche per proteggere la propria struttura. Non c'erano agenti di sicurezza o sistemi di sicurezza elettronici, la società non ne ha mai visto la necessità. Ma quando due dei suoi clienti hanno insistito affinché CCI aumentasse le sue misure di sicurezza come condizione per fare affari, l'azienda ha visto un'opportunità non solo per soddisfare i propri clienti, ma anche per proteggere meglio il proprio personale e altri beni. Tre mesi e 250.000 dollari dopo, l'azienda disponeva di un sistema di controllo degli accessi elettronico e di una capacità di sorveglianza CCTV che ha notevolmente migliorato la sicurezza e incrementato il business. CCI è stata fondata venticinque anni fa a Ivyland, in Pennsylvania, a una trentina di miglia a nord di Filadelfia. L'azienda è cresciuta lentamente nel corso degli anni e ora occupa sette edifici su una decina di ettari in un parco industriale. L'attività principale dell'azienda è gestire campagne promozionali per posta diretta per una varietà di clienti, comprese banche, rivenditori e società di carte di credito. Dal suo negozio di lettere di 80.000 piedi quadrati, i dipendenti raccolgono materiale promozionale, lo inseriscono in buste e lo consegnano negli Stati Uniti in loco. Ufficio postale per la spedizione. In tutto, CCI spedisce ogni anno circa 400 milioni di pacchi di tutte le dimensioni per i clienti aziendali. Nel 1997, due di questi clienti chiesero a CCI di migliorare la propria sicurezza. Sebbene CCI non avesse mai violato la sicurezza, i clienti ritenevano che le chiavi meccaniche non fossero più sufficientemente sicure per proteggere i numerosi documenti sensibili che i clienti forniscono a CCI come parte di routine dell'attività (ad esempio, le banche spesso assumono CCI per spedire estratti conto agli intestatari). L'azienda ha risposto immediatamente, nominando il responsabile della struttura e delle operazioni in un team di progetto per sviluppare un piano per il controllo degli accessi e la sorveglianza. SYSTEM REQUIREMENTS. La CCI aveva un organico numeroso e permanente di 650 dipendenti, inoltre utilizzava spesso dipendenti temporanei delle agenzie di collocamento. Aveva anche un fatturato elevato. Questi fattori combinati per rendere difficile il controllo chiave. Il team di progetto, quindi, ha convenuto che, sebbene le vecchie serrature meccaniche avessero funzionato bene nel corso degli anni, l'azienda ora necessitava di un sistema elettronico di controllo degli accessi. Un sistema elettronico consentirebbe all'azienda di rimuovere i titolari di carte non autorizzati dal database senza dover riconfigurare un'intera struttura. L'azienda desiderava anche un sistema elettronico di controllo accessi che potesse essere integrato con il suo sistema di rilevazione presenze, di cui era previsto l'aggiornamento. Avere un sistema duale semplificherebbe la gestione di entrambe le funzioni da parte dell'azienda, consentendo al tempo stesso ai dipendenti di portare con sé una sola tessera. CCI voleva anche un sistema che potesse essere controllato da un'unica posizione. Con sette edifici, l'azienda non voleva che le singole stazioni di controllo in ogni edificio richiedessero a qualcuno di inserire più computer quando erano necessarie modifiche, come l'eliminazione di un dipendente dal database delle carte. Inoltre, CCI voleva un sistema di sicurezza in grado di comunicare sulle linee telefoniche già esistenti. Anche tutti i componenti del sistema dovevano essere conformi all'Anno 2000. Un altro requisito iniziale per il sistema era che utilizzasse la tecnologia di prossimità per la tessera di accesso e che fosse integrato con una stazione di badge di identificazione con foto. Le tessere di prossimità tendono a durare più a lungo dei badge che vengono continuamente strisciati attraverso un lettore. Inoltre, l'azienda aveva già selezionato la tecnologia di prossimità per l'aggiornamento del proprio sistema di rilevazione presenze. Utilizzando la stessa tecnologia, i due sistemi potrebbero condividere un database. FEATURES. CCI ha incontrato quattro fornitori, ha esaminato i loro prodotti per il controllo degli accessi e alla fine ha preso le offerte da ciascuno. È stato selezionato il sistema di controllo accessi e badge video offerto da Hirsch Electronics. Il sistema, che è stato installato da Access Security Corporation di Warminster, Pennsylvania, è eseguito da un computer centrale protetto da password situato presso il dipartimento delle risorse umane (HR) dell'azienda. Il personale autorizzato nelle Risorse Umane e il facility manager sono responsabili dell'amministrazione. Creano badge identificativi dei dipendenti, programmano il sistema per i privilegi di accesso e gestiscono il database. I lettori di schede sono stati installati su una quarantina di porte nei sette edifici, comprese le porte esterne e interne. Altre quarantuno porte non erano dotate di lettori di tessere, sebbene siano monitorate attraverso il sistema di controllo accessi. Queste porte sono sempre chiuse con serrature meccaniche, ma sono state dotate di contatti magnetici che emettono un allarme sia alla porta che alla stazione centrale ogni volta che una di queste porte viene aperta. I lettori di schede sono collegati a un pannello di controllo nei singoli edifici, con ogni pannello di controllo collegato al computer centrale tramite le linee telefoniche in fibra ottica e in rame esistenti dell'azienda. I pannelli di controllo si trovano in armadi di sicurezza sicuri. Ogni pannello può gestire fino a otto porte, con più pannelli utilizzati negli edifici con più di otto porte. I pannelli mantengono una traccia di controllo indipendente di ogni transazione e sono in grado di eseguire il sistema di controllo degli accessi per il loro edificio se il computer principale si interrompe. Questa configurazione ha consentito all'azienda di centralizzare il controllo degli accessi. Eventuali modifiche che devono essere apportate, come l'annullamento di qualcuno dal sistema, possono essere eseguite solo dal PC centrale. I dipendenti hanno bisogno di una tessera per accedere a tutti gli edifici e alle porte interne della maggior parte dei reparti. Le risorse umane e la manutenzione, che si trovano entrambe nello stesso edificio (insieme a molti altri dipartimenti), sono le eccezioni. Sebbene tutti i dipendenti abbiano bisogno di una tessera di accesso per entrare nell'edificio, le porte delle risorse umane e della manutenzione vengono aperte durante il normale orario lavorativo. Questo approccio è stato adottato a causa dell'elevato traffico verso entrambi i reparti. L'azienda ha ritenuto importante mantenere un'atmosfera aperta. Inoltre, la direzione ha ritenuto più conveniente mantenere aperto il reparto di manutenzione perché l'equipaggio è sempre in movimento. Il furto di apparecchiature non è un problema durante la manutenzione poiché almeno un dipendente è in ufficio tutto il giorno. Il software di controllo accessi era stato originariamente programmato per sbloccare automaticamente le porte d'ingresso di questi reparti al mattino e chiuderle di nuovo in prima serata. Tuttavia, l'azienda si è resa conto che questo sistema poteva rappresentare un serio rischio per la sicurezza nei giorni in cui la struttura non era aperta, ad esempio durante le vacanze. Per salvaguardarsi dall'apertura delle porte nei reparti risorse umane e manutenzione quando la struttura era vuota, il computer è stato programmato con quella che è stata definita la regola del "first-man-in". Con questo sistema, le porte di questi reparti rimangono chiuse fino a quando un badge valido non viene presentato alla porta all'inizio di una giornata lavorativa (dal lunedì al venerdì). Il computer chiude automaticamente le porte alla fine della giornata lavorativa. Inoltre, poiché questi dipartimenti a volte chiudono anticipatamente o vengono chiusi temporaneamente (ad esempio per una riunione del personale di grandi dimensioni in un altro edificio), l'azienda ha creato un badge "disabilita" e "abilita". Nei casi in cui tutto il personale delle Risorse Umane debba lasciare il proprio reparto durante il normale orario di ufficio, l'ufficio può essere chiuso con il badge di disabilitazione. Le porte rimangono bloccate finché un dipendente non utilizza il badge di abilitazione per sbloccarle. I dipendenti delle risorse umane possono entrare nel reparto durante questi orari, ma per farlo avranno bisogno delle loro carte di accesso. Altri dipendenti non possono accedere al reparto in questi orari. (La regola del primo uomo non si applica quando è stata utilizzata la tessera di disabilitazione.) Le carte di disabilitazione e di abilitazione sono conservate in un luogo sicuro e possono essere utilizzate solo dal supervisore di turno. Il sistema mantiene una traccia di controllo che registra l'ora e il giorno in cui sono stati utilizzati. Anche il reparto vendite, che si trova in un edificio separato da quello delle risorse umane e della manutenzione, dispone di speciali modalità di controllo degli accessi. Per entrare nell'edificio, dipendenti e clienti devono attraversare due porte a vetri. La porta d'ingresso è programmata per sbloccarsi automaticamente durante il normale orario lavorativo, ma la seconda porta (interna) rimane bloccata. Un addetto alla reception è di stanza nella lobby con una chiara visuale delle porte. I visitatori possono entrare attraverso la prima serie di porte per evitare il maltempo. L'addetto alla reception può quindi premere un pulsante e rilasciare la porta interna per consentire loro l'ingresso. Possono accedere solo coloro che sono riconosciuti dall'addetto alla reception o che hanno un appuntamento. I dipendenti usano le loro carte d'identità per ottenere l'ingresso. Il lettore è fuori da entrambi i gruppi di porte. Poiché la porta esterna è già aperta durante il normale orario lavorativo, solo la porta interna viene sbloccata dal sistema. Durante l'orario non lavorativo, un dipendente presenta la propria tessera al lettore e la porta esterna si apre per cinque secondi. Anche la porta interna si sblocca, consentendo quindici secondi. Tecnologia delle carte. Le carte sono emesse dal dipartimento delle risorse umane. Tuttavia, invece di inserire fotografie e informazioni dei dipendenti direttamente su una tessera di prossimità, l'azienda realizza una fotografia digitale di un dipendente e, insieme al nome del dipendente e ad altre informazioni aziendali, stampa la foto su un sottile badge in PVC con retro adesivo. La tessera in PVC, priva di tecnologia, viene quindi attaccata alla parte anteriore di una tessera di prossimità. Questo metodo si è rivelato meno costoso rispetto alla stampa di fotografie direttamente su una tessera di prossimità. Per stampare i dati dei dipendenti direttamente su una tessera di prossimità, CCI avrebbe dovuto acquistare un badge particolare, al costo di $ 6,95 per tessera. Le tessere di prossimità scelte invece costano solo $ 3,50 a tessera, più $ 1,10 per ogni badge autoadesivo in PVC. L'azienda può riutilizzare la tessera di prossimità dopo che un dipendente se ne va. HR rimuove semplicemente il badge identificativo con foto in PVC dalla tessera di prossimità. La tessera viene annullata dal sistema, riconfigurata con un nuovo codice e rilasciata a un altro dipendente con un nuovo badge con foto in PVC allegato. Questo approccio consente anche di risparmiare denaro quando le carte vengono stampate in modo errato. Se un badge identificativo ha un errore, l'azienda deve solo buttare via la tessera ID in PVC, non l'intera tessera di prossimità. Per ridurre ulteriormente i costi, la società ha stabilito una tariffa per le carte sostitutive. Prima di ricevere i badge identificativi, i dipendenti firmano un accordo che richiede loro di pagare $ 10 per sostituire una carta smarrita. La politica ha comportato un minor numero di badge smarriti. Caricamento delle porte del molo. CCI ha cinquantasei banchine di carico nei suoi sette edifici, ciascuno protetto con una porta basculante chiusa a chiave e un allarme. L'azienda voleva utilizzare il controllo elettronico degli accessi sulle porte della banchina di carico, ma riteneva che sarebbe stato troppo costoso installare un lettore di schede su ciascuna di esse. Invece, la società ha acquistato Scramble Pad di Hirsch. Con questo sistema (che era integrato con il sistema di accesso alle carte), una tastiera digitale viene utilizzata per controllare l'accesso a un gruppo di più porte. Ad esempio, un edificio ha quattordici porte da garage in fila, tutte controllate da una tastiera. Ogni porta è protetta e monitorata con un contatto magnetico collegato a un pannello di controllo accessi. Per aprire una porta specifica per le consegne, un dipendente inserisce un codice personale di cinque cifre nella tastiera (anch'essa cablata alla centrale) insieme al numero della porta da aprire. Il contatto appropriato viene deviato e l'allarme viene disarmato per trenta minuti, tempo sufficiente per scaricare un camion. Il PC principale registra chi ha aperto una porta della banchina di carico e quando. La tastiera offre una funzione di sicurezza aggiuntiva. Invece di avere pulsanti numerati in ordine numerico sulla parte anteriore della tastiera, i numeri vengono visualizzati su un touchscreen a LED sulla parte anteriore della tastiera. Prima che un dipendente possa inserire un passcode, deve attivare la tastiera premendo un pulsante "start". Il pulsante di avvio codifica i numeri sullo schermo in modo che siano ogni volta in un ordine diverso, impedendo a una persona non autorizzata di indovinare il codice di accesso di un dipendente osservando lo schema di immissione del numero. Il sistema della tastiera consente inoltre al dipartimento delle risorse umane o al responsabile della struttura di disinserire gli allarmi e le serrature in determinate banchine di carico durante le ore designate della giornata. Questi moli hanno un volume elevato di consegne ma non richiedono un'elevata sicurezza. L'azienda decise, quindi, che era meglio che fossero sempre aperti durante il normale orario di lavoro. Rapporti. Dal computer principale, il facility manager e il personale autorizzato del dipartimento delle risorse umane possono eseguire report che dettagliano l'attività all'interno del sistema. Questa funzione è stata particolarmente importante per aiutare l'azienda a tenere traccia dei falsi allarmi. Ogni mese, il facility manager esegue un rapporto su tutti gli allarmi per ogni edificio. Le segnalazioni vengono consegnate ai gestori degli edifici, che hanno il compito di eliminare o diminuire il numero dei falsi allarmi. Vengono eseguiti altri rapporti per determinare quando si sono verificati determinati eventi. Questi includono rapporti su quante persone hanno avuto accesso a una determinata porta in un determinato mese e quante persone sono state negate l'accesso a determinate porte. Analizzando questi dati, la direzione può valutare il funzionamento del sistema, il che potrebbe portare in futuro a misure di sicurezza aggiuntive o perfezionamenti della programmazione. Manutenzione. Nonostante CCI abbia stipulato un contratto di servizio con l'installatore, Access Security, per la manutenzione generale del sistema di controllo accessi, l'azienda desiderava poter sostituire e riparare alcuni componenti, in particolare le serrature elettroniche, in caso di guasto. A tal fine, il reparto di manutenzione ha ricevuto due incontri elettrici di riserva e formato su come sostituire le serrature elettroniche. Inoltre, per facilitare la sostituzione degli incontri, tutti i collegamenti dei cavi sono stati installati con terminali a sgancio rapido, che consentono a qualsiasi persona di manutenzione qualificata di ricollegare i cavi senza doverli spellare e crimpare. DOOR ALARMS. Come accennato in precedenza, quarantuno porte non erano dotate di lettori di schede. Queste porte dovevano essere sempre allarmate e l'uscita da esse era vietata. Limitare il numero di lettori al minimo necessario ha consentito un notevole risparmio sui costi. (Gli allarmi costano circa $ 200 per porta, mentre un lettore di carte e una serratura elettronica costano circa $ 3.000.) Sebbene alcune di queste porte fossero state utilizzate in passato, la maggior parte non erano passaggi principali. Ad esempio, molti portavano semplicemente a un campo erboso. Con la nuova configurazione, quando qualcuno usciva da una porta non autorizzata, suonavano più allarmi in tutto l'edificio, richiedendo la risposta della direzione. Durante i primi due mesi di questo sistema, ci sono stati molti falsi allarmi, poiché il personale era abituato a uscire da qualsiasi porta. Il responsabile della struttura ha risolto il problema applicando del nastro adesivo giallo di avvertenza alle porte che presentavano il maggior numero di falsi allarmi. Questo ha reso tutti consapevoli che le porte erano off-limits. Dopo diversi mesi, il nastro è stato rimosso e i falsi allarmi sono stati interrotti. CCTV. Con il sistema di controllo accessi in atto, CCI ha iniziato a installare un sistema di sorveglianza TVCC in bianco e nero. Attualmente ci sono ventidue telecamere che monitorano due edifici, con piani per espandere il sistema per coprire tutti gli edifici nei prossimi anni. Le telecamere monitorano i perimetri dell'edificio e hanno una visuale della maggior parte delle porte della banchina di carico e delle porte normali dotate di lettori di schede di accesso. L'azienda sta valutando anche l'uso di telecamere all'interno degli edifici. Ogni telecamera è collegata alla stazione centrale tramite connessioni in fibra ottica. Le immagini vengono registrate continuamente su nastri T160; sono necessarie solo tre videocassette per registrare un'intera settimana. Assicurando le sue strutture, CCI si è anche assicurata due importanti clienti e si è guadagnata un vantaggio competitivo sul mercato. L'attività di CCI non è la sicurezza. Ma come ora ha appreso il management, la sicurezza può essere una componente fondamentale di qualsiasi azienda, qualunque sia la missione principale di un'azienda. Daniel Cogan è vicepresidente di Access Security Corporation, Warminster, Pennsylvania, dove è responsabile della progettazione e integrazione dei sistemi. Ha lavorato nelle forze dell'ordine o nella sicurezza privata per più di vent'anni. È membro dell'ASIS.