Wenn Sicherheit Geschäft bedeutet

Guter Schutz erwies sich als entscheidend für den Gewinn bei Communication Concepts, Inc. (CCI), ein 25 Jahre altes Direktmailing- und Marketingunternehmen, dessen Kunden eine bessere Sicherheit in der Einrichtung zur Bedingung für die Geschäftstätigkeit machten. Communication Concepts, Inc., (CCI) hatte sich immer auf mechanische Schlösser verlassen, um seine Einrichtungen zu sichern. Es gab keine Sicherheitsbeamten oder elektronischen Sicherheitssysteme, für die das Unternehmen nie einen Bedarf gesehen hatte. Aber als zwei seiner Kunden darauf bestanden, dass CCI seine Sicherheitsmaßnahmen als Bedingung für die Geschäftstätigkeit erhöht, sah das Unternehmen eine Gelegenheit, nicht nur seine Kunden zufrieden zu stellen, sondern auch sein Personal und andere Vermögenswerte besser zu schützen. Drei Monate und 250.000 US-Dollar später verfügte das Unternehmen über ein elektronisches Zugangskontrollsystem und CCTV-Überwachungsfähigkeiten, die die Sicherheit erheblich verbessert und das Geschäft angekurbelt haben. CCI wurde vor 25 Jahren in Ivyland, Pennsylvania, etwa 30 Meilen nördlich von Philadelphia, gegründet. Das Unternehmen ist im Laufe der Jahre langsam gewachsen und belegt jetzt sieben Gebäude auf etwa zehn Hektar in einem Industriegebiet. Das Hauptgeschäft des Unternehmens besteht in der Abwicklung von Werbekampagnen im Direktversand für eine Vielzahl von Kunden, darunter Banken, Einzelhändler und Kreditkartenunternehmen. In seinem 80.000 Quadratmeter großen Lettershop stellen die Mitarbeiter Werbematerialien zusammen, stecken sie in Umschläge und liefern sie an den Standort in den USA. Post für den Versand. Insgesamt verschickt CCI jährlich rund 400 Millionen Pakete aller Größen für Firmenkunden. 1997 baten zwei dieser Kunden CCI, seine Sicherheit zu verbessern. Obwohl es bei CCI noch nie zu einem Sicherheitsverstoß gekommen war, waren die Kunden der Meinung, dass mechanische Schlüssel nicht mehr sicher genug seien, um die vielen sensiblen Dokumente zu schützen, die Kunden CCI als routinemäßigen Teil des Geschäfts übergeben (z Kontoauszüge an Kontoinhaber). Das Unternehmen reagierte sofort und ernannte den Gebäude- und Betriebsleiter zu einem Projektteam, um einen Plan für Zugangskontrolle und Überwachung zu entwickeln. SYSTEM REQUIREMENTS. CCI hatte eine große, fest angestellte Belegschaft von 650 Mitarbeitern, außerdem wurden häufig Zeitarbeitskräfte von Arbeitsagenturen eingesetzt. Es hatte auch einen hohen Umsatz. Diese Faktoren zusammen machten die Schlüsselkontrolle schwierig. Das Projektteam war sich daher einig, dass das Unternehmen nun ein elektronisches Zutrittskontrollsystem benötigte, obwohl die alten mechanischen Schlösser über die Jahre gut funktioniert hatten. Ein elektronisches System würde es dem Unternehmen ermöglichen, nicht autorisierte Karteninhaber aus der Datenbank zu entfernen, ohne eine gesamte Einrichtung neu verschlüsseln zu müssen. Das Unternehmen wünschte sich außerdem ein elektronisches Zugangskontrollsystem, das in sein Zeiterfassungssystem integriert werden konnte, dessen Aufrüstung geplant war. Ein duales System würde es dem Unternehmen erleichtern, beide Funktionen zu verwalten, während die Mitarbeiter nur eine Karte tragen müssten. CCI wollte außerdem ein System, das von einem einzigen Standort aus gesteuert werden kann. Bei sieben Gebäuden wollte das Unternehmen keine einzelnen Kontrollstationen in jedem Gebäude, an denen jemand mehrere Computereingaben vornehmen musste, wenn Änderungen erforderlich waren, wie z. B. das Löschen eines Mitarbeiters aus der Kartendatenbank. Außerdem wollte CCI ein Sicherheitssystem, das über die bereits vorhandenen Telefonleitungen kommunizieren kann. Alle Systemkomponenten mussten zudem Jahr-2000-tauglich sein. Eine weitere anfängliche Anforderung an das System war, dass es Proximity-Technologie für die Zugangskarte verwendet und in eine Ausweisstation mit Lichtbild integriert ist. Näherungskarten halten in der Regel länger als Ausweise, die ständig durch ein Lesegerät gezogen werden. Darüber hinaus hatte sich das Unternehmen bereits für die Aufrüstung seines Zeiterfassungssystems für Proximity-Technologie entschieden. Durch die Verwendung derselben Technologie könnten sich die beiden Systeme eine Datenbank teilen. FEATURES. CCI traf sich mit vier Anbietern, untersuchte ihre Zugangskontrollprodukte und nahm schließlich Angebote von jedem entgegen. Die Wahl fiel auf das Zutrittskontroll- und Video-Ausweissystem von Hirsch Electronics. Das System, das von der Access Security Corporation aus Warminster, Pennsylvania, installiert wurde, wird von einem passwortgeschützten zentralen Computer aus betrieben, der sich in der Personalabteilung (HR) des Unternehmens befindet. Zuständiges Personal der Personalabteilung und der Facility Manager sind für die Verwaltung verantwortlich. Sie stellen Mitarbeiterausweise her, programmieren das System für Zugangsberechtigungen und pflegen die Datenbank. Kartenleser wurden an etwa vierzig Türen in den sieben Gebäuden installiert, darunter sowohl Außen- als auch Innentüren. Weitere 41 Türen waren nicht mit Kartenlesern ausgestattet, obwohl sie durch das Zutrittskontrollsystem überwacht werden. Diese Türen sind jederzeit mit mechanischen Schlössern verriegelt, wurden jedoch mit Magnetkontakten ausgestattet, die sowohl an der Tür als auch an der Zentrale einen Alarm auslösen, wenn eine dieser Türen geöffnet wird. Kartenleser sind mit einer Steuertafel in den einzelnen Gebäuden verdrahtet, wobei jede Steuertafel über die vorhandenen Glasfaser- und Kupferdraht-Telefonleitungen des Unternehmens mit dem Zentralcomputer verbunden ist. Die Bedienfelder befinden sich in sicheren Versorgungsschränken. Jedes Paneel kann bis zu acht Türen bedienen, wobei in Gebäuden mit mehr als acht Türen mehrere Paneele verwendet werden. Die Zentralen führen ein unabhängiges Prüfprotokoll für jede Transaktion und sind in der Lage, das Zutrittskontrollsystem für ihr Gebäude zu betreiben, wenn der Hauptcomputer ausfällt. Diese Einrichtung ermöglichte es dem Unternehmen, die Zugangskontrolle zu zentralisieren. Alle Änderungen, die vorgenommen werden müssen – wie z. B. das Ausschließen einer Person aus dem System – können nur vom zentralen PC aus vorgenommen werden. Mitarbeiter benötigen eine Karte, um Zugang zu allen Gebäuden sowie zu den Innentüren der meisten Abteilungen zu erhalten. Ausnahmen bilden Personalwesen und Instandhaltung, die beide im selben Gebäude angesiedelt sind (zusammen mit mehreren anderen Abteilungen). Obwohl alle Mitarbeiter eine Zutrittskarte benötigen, um das Gebäude zu betreten, werden die Türen zu Personalwesen und Wartung während der regulären Geschäftszeiten geöffnet. Dieser Ansatz wurde aufgrund des hohen Verkehrsaufkommens zu beiden Abteilungen gewählt. Dem Unternehmen war es wichtig, eine offene Atmosphäre zu bewahren. Darüber hinaus hielt es das Management für bequemer, die Wartungsabteilung offen zu halten, da die Crew ständig kommt und geht. Gerätediebstahl ist in der Instandhaltung kein Problem, da mindestens ein Mitarbeiter den ganzen Tag im Büro ist. Ursprünglich war die Zutrittskontrollsoftware so programmiert, dass die Eingangstüren dieser Abteilungen morgens automatisch auf- und am frühen Abend wieder verschlossen werden. Das Unternehmen erkannte jedoch, dass dieses System an Tagen, an denen die Einrichtung nicht geöffnet war, wie beispielsweise an Feiertagen, ein ernsthaftes Sicherheitsrisiko darstellen konnte. Um zu verhindern, dass Türen in den Personal- und Wartungsabteilungen entriegelt werden, wenn die Einrichtung nicht besetzt ist, wurde der Computer mit der so genannten „First-Man-In“-Regel programmiert. Bei diesem System bleiben die Türen zu diesen Abteilungen verschlossen, bis zu Beginn eines Geschäftstages (Montag bis Freitag) ein gültiger Ausweis an der Tür vorgelegt wird. Der Computer verriegelt dann automatisch die Türen am Ende des Arbeitstages. Da diese Abteilungen manchmal vorzeitig schließen oder vorübergehend geschlossen sind (z. B. für eine große Mitarbeiterversammlung in einem anderen Gebäude), hat das Unternehmen außerdem einen „Sperren“- und einen „Aktivieren“-Badge erstellt. In Fällen, in denen alle HR-Mitarbeiter ihre Abteilung während der regulären Sprechzeiten verlassen müssen, kann das Büro mit dem Schwerbehindertenausweis abgeschlossen werden. Die Türen bleiben verschlossen, bis ein Mitarbeiter den Freischaltausweis zum Entriegeln verwendet. HR-Mitarbeiter können in diesen Zeiten die Abteilung betreten, benötigen dafür aber ihre Zutrittskarte. Andere Mitarbeiter können zu diesen Zeiten nicht auf die Abteilung zugreifen. (Die First-Man-In-Regel gilt nicht, wenn der Sperrausweis verwendet wurde.) Sperr- und Freigabeausweis werden an einem sicheren Ort aufbewahrt und können nur vom diensthabenden Vorgesetzten verwendet werden. Das System führt einen Prüfpfad, der die Uhrzeit und den Tag der Verwendung aufzeichnet. Auch die Verkaufsabteilung, die sich in einem von der Personalabteilung und der Instandhaltung getrennten Gebäude befindet, verfügt über spezielle Zugangskontrollen. Um das Gebäude zu betreten, müssen Mitarbeiter und Kunden durch zwei Glastüren gehen. Die Haustür ist so programmiert, dass sie während der normalen Geschäftszeiten automatisch entriegelt wird, aber die zweite (Innen-) Tür bleibt verriegelt. Eine Rezeptionistin ist in der Lobby stationiert und hat freie Sicht auf die Türen. Besucher können durch die ersten Türen eintreten, um schlechtem Wetter zu entkommen. Der Rezeptionist kann dann einen Knopf drücken und die Innentür freigeben, um ihm Zutritt zu gewähren. Zutritt erhält nur, wer von der Empfangsdame erkannt wird oder einen Termin hat. Mitarbeiter nutzen ihre Ausweise, um sich Zutritt zu verschaffen. Der Leser befindet sich außerhalb beider Türpaare. Da die Außentür während der normalen Geschäftszeiten bereits geöffnet ist, wird nur die Innentür vom System entriegelt. Außerhalb der Geschäftszeiten hält ein Mitarbeiter seine Karte an das Lesegerät und die Außentür wird fünf Sekunden lang entriegelt. Die Innentür wird ebenfalls entriegelt, was fünfzehn Sekunden dauert. Karten technologie. Karten werden von der Personalabteilung ausgegeben. Anstatt jedoch Mitarbeiterfotos und -informationen direkt auf eine Proximity-Karte zu platzieren, erstellt das Unternehmen ein digitales Foto eines Mitarbeiters und druckt das Foto zusammen mit dem Namen des Mitarbeiters und anderen Unternehmensinformationen auf einen dünnen PVC-Ausweis mit selbstklebender Rückseite. Die PVC-Karte, auf der sich keine Technologie befindet, wird dann auf der Vorderseite einer Proximity-Karte befestigt. Diese Methode erwies sich als kostengünstiger als das direkte Drucken von Fotos auf eine Proximity-Karte. Um Mitarbeiterdaten direkt auf eine Proximity-Karte zu drucken, hätte CCI einen bestimmten Ausweis kaufen müssen, der 6,95 $ pro Karte kostete. Die stattdessen gewählten Proximity-Karten kosten nur 3,50 USD pro Karte plus 1,10 USD für jeden selbstklebenden PVC-Ausweis. Das Unternehmen kann die Proximity-Karte nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters wiederverwenden. HR entfernt einfach den PVC-Lichtbildausweis von der Proximity-Karte. Die Karte wird aus dem System entwertet, mit einem neuen Code neu konfiguriert und einem anderen Mitarbeiter mit einem daran befestigten neuen PVC-Fotoausweis ausgestellt. Dieser Ansatz spart auch Geld, wenn Karten falsch gedruckt werden. Wenn ein Ausweis einen Fehler aufweist, muss das Unternehmen nur den PVC-Ausweis wegwerfen – nicht die gesamte Proximity-Karte. Um die Kosten weiter zu senken, hat das Unternehmen eine Gebühr für Ersatzkarten eingeführt. Bevor sie ihre Ausweise erhalten, unterzeichnen Mitarbeiter eine Vereinbarung, die sie verpflichtet, 10 US-Dollar zu zahlen, um eine verlorene Karte zu ersetzen. Die Richtlinie hat zu weniger verlorenen Badges geführt. Lade dock türen. CCI verfügt in seinen sieben Gebäuden über sechsundfünfzig Ladedocks, die jeweils mit einem verschlossenen Rolltor und einer Alarmanlage gesichert sind. Das Unternehmen wollte eine elektronische Zugangskontrolle an den Laderampentüren einsetzen, war jedoch der Ansicht, dass es zu teuer wäre, an jeder Tür ein Kartenlesegerät zu installieren. Stattdessen kaufte das Unternehmen Hirschs Scramble Pad. Bei diesem System (das in das Kartenzugangssystem integriert wurde) wird eine digitale Tastatur verwendet, um den Zugang zu einer Gruppe von mehreren Türen zu steuern. Beispielsweise hat ein Gebäude vierzehn Garagentore in einer Reihe, die alle von einer Tastatur gesteuert werden. Jede Tür wird mit einem Magnetkontakt gesichert und überwacht, der mit einer Zutrittskontrollzentrale verdrahtet ist. Um eine bestimmte Tür für Lieferungen zu öffnen, gibt ein Mitarbeiter einen persönlichen fünfstelligen Passcode zusammen mit der Nummer der Tür, die geöffnet werden soll, in die Tastatur ein (ebenfalls mit dem Panel verbunden). Der entsprechende Kontakt wird überbrückt und der Alarm für 30 Minuten deaktiviert, genug Zeit, um einen Lastwagen zu entladen. Der Haupt-PC führt eine Aufzeichnung darüber, wer wann eine Ladedocktür geöffnet hat. Die Tastatur bietet eine zusätzliche Sicherheitsfunktion. Anstatt nummerierte Drucktasten in numerischer Reihenfolge auf der Vorderseite der Tastatur zu haben, erscheinen die Nummern auf einem LED-Touchscreen auf der Vorderseite der Tastatur. Bevor ein Mitarbeiter einen Passcode eingeben kann, muss er oder sie die Tastatur durch Drücken einer „Start“-Taste aktivieren. Die Starttaste verschlüsselt die Zahlen auf dem Bildschirm, sodass sie jedes Mal in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden, wodurch verhindert wird, dass eine unbefugte Person den Passcode eines Mitarbeiters errät, indem sie das Muster der Zahleneingabe beobachtet. Das Tastatursystem ermöglicht es der Personalabteilung oder dem Facility Manager auch, die Alarme und Schlösser an bestimmten Ladedocks zu bestimmten Tageszeiten zu deaktivieren. Diese Docks haben ein hohes Liefervolumen, erfordern aber keine hohe Sicherheit. Das Unternehmen entschied daher, dass es besser sei, sie während der regulären Geschäftszeiten durchgehend geöffnet zu haben. Berichte. Vom Hauptcomputer aus können der Facility Manager und autorisiertes Personal der Personalabteilung Berichte erstellen, die die Aktivität innerhalb des Systems detailliert beschreiben. Diese Funktion war besonders wichtig, um dem Unternehmen zu helfen, Fehlalarme nachzuverfolgen. Jeden Monat erstellt der Facility Manager einen Bericht über alle Alarme für jedes Gebäude. Die Berichte werden an Gebäudeverwalter weitergeleitet, die für die Beseitigung oder Verringerung der Anzahl von Fehlalarmen verantwortlich sind. Andere Berichte werden ausgeführt, um festzustellen, wann bestimmte Ereignisse stattgefunden haben. Dazu gehören Berichte darüber, wie viele Personen in einem bestimmten Monat eine bestimmte Tür betreten haben und wie vielen Personen der Zugang zu bestimmten Türen verweigert wurde. Durch die Analyse dieser Daten kann das Management beurteilen, wie das System funktioniert, was in Zukunft zu zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen oder Verfeinerungen der Programmierung führen kann. Wartung. Obwohl CCI mit dem Installateur Access Security einen Servicevertrag für die allgemeine Wartung des Zutrittskontrollsystems abschloss, wollte das Unternehmen in der Lage sein, einige der Komponenten – insbesondere die elektronischen Schlösser – auszutauschen und zu reparieren, wenn sie ausfallen. Zu diesem Zweck erhielt die Instandhaltungsabteilung zwei Ersatztüröffner und wurde im Austausch elektronischer Schlösser geschult. Um das Austauschen der Türöffner zu erleichtern, wurden alle Kabelverbindungen mit Schnelltrennklemmen installiert, die es jedem qualifizierten Wartungspersonal ermöglichen, die Kabel wieder anzuschließen, ohne sie abisolieren und crimpen zu müssen. DOOR ALARMS. Wie bereits erwähnt, waren 41 Türen nicht mit Kartenlesern ausgestattet. Diese Türen mussten jederzeit alarmiert werden, und das Verlassen war verboten. Durch die Begrenzung der Anzahl der Lesegeräte auf das notwendige Minimum konnten erhebliche Kosten eingespart werden. (Alarme kosten ungefähr 200 Dollar pro Tür, während ein Kartenleser und ein elektronisches Schloss ungefähr 3.000 Dollar kosten.) Während einige dieser Türen in der Vergangenheit benutzt wurden, waren die meisten keine Hauptdurchgänge. Einige führten zum Beispiel einfach auf eine Wiese hinaus. Unter der neuen Konfiguration ertönten mehrere Alarme im gesamten Gebäude, wenn jemand das Gebäude durch eine nicht autorisierte Tür verließ, sodass das Management reagieren musste. Während der ersten zwei Monate dieses Systems gab es viele Fehlalarme, da die Mitarbeiter daran gewöhnt waren, durch jede Tür zu gehen. Der Facility Manager löste das Problem, indem er gelbes Warnband über die Türen klebte, an denen die meisten Fehlalarme auftraten. Dadurch wurde allen bewusst, dass die Türen tabu waren. Nach einigen Monaten wurde das Klebeband entfernt – und die Fehlalarme hörten auf. CCTV. Nachdem das Zutrittskontrollsystem eingerichtet ist, hat CCI mit der Installation eines Schwarzweiß-CCTV-Überwachungssystems begonnen. Derzeit überwachen 22 Kameras zwei Gebäude, und es ist geplant, das System in den nächsten Jahren auf alle Gebäude auszudehnen. Die Kameras überwachen die Gebäudegrenzen und haben einen Blick auf die meisten Ladedocktüren und die normalen Türen, die Zugangskartenleser haben. Das Unternehmen erwägt auch den Einsatz von Kameras innerhalb der Gebäude. Jede Kamera ist über Glasfaserverbindungen mit der Zentralstation verbunden. Bilder werden kontinuierlich auf T160-Bändern aufgezeichnet; nur drei Videokassetten werden benötigt, um eine ganze Woche aufzuzeichnen. Durch die Sicherung seiner Einrichtungen hat CCI auch zwei wichtige Kunden gewonnen und sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschafft. Das Geschäft von CCI ist nicht die Sicherheit. Aber wie das Management jetzt gelernt hat, kann Sicherheit eine entscheidende Komponente eines jeden Unternehmens sein – was auch immer die Kernaufgabe eines Unternehmens sein mag. Daniel Cogan ist Vizepräsident der Access Security Corporation, Warminster, Pennsylvania, wo er für Systemdesign und -integration verantwortlich ist. Er ist seit mehr als zwanzig Jahren in der öffentlichen Strafverfolgung oder privaten Sicherheit tätig. Er ist Mitglied von ASIS.