Quand la sécurité est synonyme d'affaires

Une bonne protection s'est avérée essentielle pour les bénéfices de Communication Concepts, Inc. (CCI), une entreprise de publipostage et de marketing vieille de vingt-cinq ans dont les clients ont fait d'une meilleure sécurité dans les installations une condition pour faire des affaires. Communication Concepts, Inc., (CCI) a toujours compté sur des serrures mécaniques pour sécuriser ses installations. Il n'y avait pas d'agents de sécurité ou de systèmes de sécurité électroniques dont l'entreprise n'a jamais vu le besoin. Mais lorsque deux de ses clients ont insisté pour que CCI renforce ses mesures de sécurité comme condition de faire des affaires, l'entreprise a vu une opportunité non seulement de satisfaire ses clients, mais aussi de mieux protéger son personnel et ses autres actifs. Trois mois et 250 000 $ plus tard, l'entreprise disposait d'un système de contrôle d'accès électronique et d'une capacité de surveillance CCTV qui a considérablement amélioré la sécurité et stimulé les affaires. CCI a été fondée il y a vingt-cinq ans à Ivyland, en Pennsylvanie, à environ trente miles au nord de Philadelphie. L'entreprise a lentement grandi au fil des ans et occupe maintenant sept bâtiments sur une dizaine d'acres dans un parc industriel. L'activité principale de l'entreprise consiste à gérer des campagnes promotionnelles de publipostage pour une variété de clients, y compris des banques, des détaillants et des sociétés de cartes de crédit. Dans sa boutique de lettres de 80 000 pieds carrés, les employés rassemblent les documents promotionnels, les insèrent dans des enveloppes et les livrent aux États-Unis sur place. Bureau de poste pour l'envoi. Au total, CCI expédie chaque année environ 400 millions de colis de toutes tailles pour les entreprises clientes. En 1997, deux de ces clients demandent à CCI d'améliorer sa sécurité. Bien que CCI n'ait jamais eu d'atteinte à la sécurité, les clients estimaient que les clés mécaniques n'étaient plus suffisamment sûres pour protéger les nombreux documents sensibles que les clients remettent à CCI dans le cadre de leurs activités courantes (par exemple, les banques font souvent appel à CCI pour envoyer par la poste des relevés aux titulaires de compte). L'entreprise a réagi immédiatement en nommant le responsable des installations et des opérations dans une équipe de projet chargée d'élaborer un plan de contrôle et de surveillance des accès. SYSTEM REQUIREMENTS. CCI disposait d'un important effectif permanent de 650 salariés et faisait fréquemment appel à des intérimaires d'agences de placement. Il a également eu un chiffre d'affaires élevé. Ces facteurs se sont combinés pour rendre difficile le contrôle des clés. L'équipe du projet a donc convenu que, bien que les anciennes serrures mécaniques aient bien fonctionné au fil des ans, l'entreprise avait maintenant besoin d'un système de contrôle d'accès électronique. Un système électronique permettrait à l'entreprise de supprimer les titulaires de carte non autorisés de la base de données sans avoir à retaper une installation entière. L'entreprise souhaitait également un système de contrôle d'accès électronique pouvant être intégré à son système de gestion du temps et des présences, qui devait être mis à niveau. Disposer d'un double système permettrait à l'entreprise de gérer plus facilement les deux fonctions, tout en permettant aux employés de ne porter qu'une seule carte. CCI souhaitait également un système pouvant être contrôlé à partir d'un seul emplacement. Avec sept bâtiments, l'entreprise ne voulait pas de postes de contrôle individuels dans chaque bâtiment obligeant quelqu'un à effectuer plusieurs entrées informatiques lorsque des modifications étaient nécessaires, telles que la suppression d'un employé de la base de données des cartes. De plus, CCI souhaitait un système de sécurité pouvant communiquer sur les lignes téléphoniques déjà en place. Tous les composants du système devaient également être conformes à l'an 2000. Une autre exigence initiale du système était qu'il utilise la technologie de proximité pour la carte d'accès et qu'il soit intégré à une station d'identification avec photo. Les cartes de proximité ont tendance à durer plus longtemps que les badges qui sont continuellement glissés dans un lecteur. De plus, l'entreprise avait déjà sélectionné la technologie de proximité pour la mise à niveau de son système de gestion du temps et des présences. En utilisant la même technologie, les deux systèmes pourraient partager une base de données. FEATURES. CCI a rencontré quatre fournisseurs, a examiné leurs produits de contrôle d'accès et a finalement accepté des offres de chacun. Le système de contrôle d'accès et de badge vidéo proposé par Hirsch Electronics a été retenu. Le système, qui a été installé par Access Security Corporation de Warminster, en Pennsylvanie, est exécuté à partir d'un ordinateur central protégé par un mot de passe situé au service des ressources humaines (RH) de l'entreprise. Le personnel autorisé des RH et le directeur de l'établissement sont responsables de son administration. Ils fabriquent des badges d'identification des employés, programment le système pour les privilèges d'accès et maintiennent la base de données. Des lecteurs de cartes ont été installés sur une quarantaine de portes dans les sept bâtiments, tant sur les portes extérieures qu'intérieures. Quarante et une autres portes n'étaient pas équipées de lecteurs de cartes, bien qu'elles soient surveillées par le système de contrôle d'accès. Ces portes sont verrouillées en tout temps avec des serrures mécaniques, mais ont été équipées de contacts magnétiques qui déclencheront une alarme à la fois à la porte et au poste central chaque fois que l'une de ces portes sera ouverte. Les lecteurs de cartes sont câblés à un panneau de contrôle dans les bâtiments individuels, chaque panneau de contrôle étant connecté à l'ordinateur central via les lignes téléphoniques existantes en fibre optique et en fil de cuivre de l'entreprise. Les panneaux de contrôle sont situés dans des placards utilitaires sécurisés. Chaque panneau peut gérer jusqu'à huit portes, plusieurs panneaux étant utilisés dans les bâtiments de plus de huit portes. Les panneaux conservent une piste d'audit indépendante de chaque transaction et sont capables de faire fonctionner le système de contrôle d'accès de leur bâtiment si l'ordinateur principal tombe en panne. Cette configuration a permis à l'entreprise de centraliser le contrôle d'accès. Toutes les modifications qui doivent être apportées - telles que l'annulation de quelqu'un du système - ne peuvent être effectuées qu'à partir du PC central. Les employés ont besoin d'une carte pour accéder à tous les bâtiments ainsi qu'aux portes intérieures de la plupart des départements. Les ressources humaines et la maintenance, qui sont toutes deux situées dans le même bâtiment (ainsi que plusieurs autres départements), sont les exceptions. Bien que tous les employés aient besoin d'une carte d'accès pour entrer dans le bâtiment, les portes des ressources humaines et de la maintenance sont déverrouillées pendant les heures normales d'ouverture. Cette approche a été adoptée en raison du trafic élevé vers les deux départements. L'entreprise a estimé qu'il était important de maintenir une atmosphère ouverte. De plus, la direction a pensé qu'il serait plus pratique de garder le service de maintenance ouvert car l'équipage va et vient constamment. Le vol d'équipement n'est pas un problème en maintenance puisqu'au moins un employé est au bureau tout au long de la journée. Le logiciel de contrôle d'accès était initialement programmé pour déverrouiller automatiquement les portes d'entrée de ces départements le matin et les verrouiller à nouveau en début de soirée. Cependant, l'entreprise s'est rendu compte que ce système pouvait présenter un risque sérieux pour la sécurité les jours où l'établissement n'était pas ouvert aux affaires, comme pendant les vacances. Pour éviter d'avoir déverrouillé les portes des services des ressources humaines et de maintenance lorsque l'installation était inoccupée, l'ordinateur a été programmé avec ce qu'on a appelé la règle du "premier arrivé". Dans le cadre de ce système, les portes de ces départements restent verrouillées jusqu'à ce qu'un badge valide soit présenté à la porte au début d'un jour ouvrable (du lundi au vendredi). L'ordinateur verrouille alors automatiquement les portes à la fin de la journée de travail. De plus, comme ces services ferment parfois plus tôt ou sont fermés temporairement (comme pour une grande réunion du personnel dans un autre bâtiment), l'entreprise a créé un badge "désactiver" et "activer". Dans les cas où tout le personnel RH doit quitter son service pendant les heures normales de bureau, le bureau peut être verrouillé avec le badge de désactivation. Les portes restent verrouillées jusqu'à ce qu'un employé utilise le badge d'activation pour les déverrouiller. Les employés des RH peuvent entrer dans le service pendant ces périodes, mais ils auront besoin de leurs cartes d'accès pour le faire. Les autres employés ne peuvent pas accéder au service à ces heures. (La règle du premier homme entré ne s'applique pas lorsque la carte de désactivation a été utilisée.) Les cartes de désactivation et d'activation sont conservées dans un endroit sûr et ne peuvent être utilisées que par le superviseur de service. Le système conserve une piste d'audit qui enregistre l'heure et le jour où ils ont été utilisés. Le service des ventes, qui se trouve dans un bâtiment séparé des ressources humaines et de la maintenance, dispose également de dispositifs de contrôle d'accès spéciaux. Pour entrer dans le bâtiment, les employés et les clients doivent franchir deux portes vitrées. La porte d'entrée est programmée pour se déverrouiller automatiquement pendant les heures normales d'ouverture, mais la deuxième porte (intérieure) reste verrouillée. Un réceptionniste est posté dans le hall avec une vue dégagée sur les portes. Les visiteurs peuvent entrer par la première série de portes pour se protéger des intempéries. Le réceptionniste peut alors appuyer sur un bouton et ouvrir la porte intérieure pour leur permettre d'entrer. Seuls ceux qui sont reconnus par la réceptionniste ou qui ont un rendez-vous sont autorisés à entrer. Les employés utilisent leur carte d'identité pour entrer. Le lecteur est à l'extérieur des deux ensembles de portes. Comme la porte extérieure est déjà ouverte pendant les heures normales de bureau, seule la porte intérieure est déverrouillée par le système. En dehors des heures de bureau, un employé présente sa carte au lecteur et la porte extérieure se déverrouille pendant cinq secondes. La porte intérieure se déverrouille également, laissant quinze secondes. Technologie de carte. Les cartes sont délivrées par le service des ressources humaines. Cependant, au lieu de placer les photographies et les informations des employés directement sur une carte de proximité, l'entreprise prend une photo numérique d'un employé et, avec le nom de l'employé et d'autres informations sur l'entreprise, imprime la photo sur un mince badge en PVC avec un dos adhésif. La carte PVC, dépourvue de toute technologie, est ensuite fixée à l'avant d'une carte de proximité. Cette méthode s'est avérée moins coûteuse que l'impression directe de photographies sur une carte de proximité. Pour imprimer les données des employés directement sur une carte de proximité, CCI aurait dû acheter un badge particulier, au coût de 6,95 $ par carte. Les cartes de proximité choisies à la place ne coûtent que 3,50 $ par carte, plus 1,10 $ pour chaque badge PVC autocollant. L'entreprise peut réutiliser la carte de proximité après le départ d'un employé. HR retire simplement le badge d'identification avec photo en PVC de la carte de proximité. La carte est annulée du système, reconfigurée avec un nouveau code et délivrée à un autre employé avec un nouveau badge photo en PVC attaché. Cette approche permet également d'économiser de l'argent lorsque les cartes sont mal imprimées. Si un badge d'identification comporte une erreur, l'entreprise n'a qu'à jeter la carte d'identification en PVC, et non l'intégralité de la carte de proximité. Pour réduire davantage les coûts, la société a établi des frais pour les cartes de remplacement. Avant de recevoir leur badge d'identification, les employés signent un accord qui les oblige à payer 10 $ pour remplacer une carte perdue. La politique a permis de réduire le nombre de badges perdus. Chargement des portes de quai. CCI dispose de cinquante-six quais de chargement répartis dans ses sept bâtiments, chacun sécurisé par une porte basculante verrouillée et une alarme. L'entreprise souhaitait utiliser un contrôle d'accès électronique sur les portes du quai de chargement, mais estimait qu'il serait trop coûteux d'installer un lecteur de carte sur chacune d'elles. Au lieu de cela, la société a acheté le Scramble Pad de Hirsch. Avec ce système (qui était intégré au système d'accès par carte), un clavier numérique est utilisé pour contrôler l'accès à un groupe de plusieurs portes. Par exemple, un bâtiment a quatorze portes de garage consécutives, toutes contrôlées par un seul clavier. Chaque porte est sécurisée et surveillée par un contact magnétique relié à un panneau de contrôle d'accès. Pour ouvrir une porte spécifique pour les livraisons, un employé entre un code d'accès personnel à cinq chiffres dans le clavier (également câblé au panneau) ainsi que le numéro de la porte à ouvrir. Le contact approprié est shunté et l'alarme est désarmée pendant trente minutes, le temps de décharger un camion. Le PC principal conserve un enregistrement de qui a ouvert une porte de quai de chargement et quand. Le clavier offre une fonction de sécurité supplémentaire. Au lieu d'avoir des boutons-poussoirs numérotés dans l'ordre numérique sur la face du clavier, les chiffres apparaissent sur un écran tactile LED à l'avant du clavier. Avant qu'un employé puisse entrer un mot de passe, il ou elle doit activer le clavier en appuyant sur un bouton "démarrer". Le bouton de démarrage brouille les chiffres à l'écran afin qu'ils soient dans un ordre différent à chaque fois, empêchant une personne non autorisée de deviner le code d'accès d'un employé en observant le schéma de saisie du numéro. Le système de clavier permet également au service des ressources humaines ou au gestionnaire de l'installation de désarmer les alarmes et les verrous de certains quais de chargement pendant les heures désignées de la journée. Ces quais ont un volume de livraisons élevé mais ne nécessitent pas une sécurité élevée. L'entreprise a donc décidé qu'il valait mieux qu'ils soient ouverts en tout temps pendant les heures normales d'ouverture. Rapports. À partir de l'ordinateur principal, le responsable de l'installation et le personnel autorisé du service des ressources humaines peuvent exécuter des rapports détaillant l'activité au sein du système. Cette fonctionnalité a été particulièrement importante pour aider l'entreprise à suivre les fausses alarmes. Chaque mois, le gestionnaire de l'installation exécute un rapport sur toutes les alarmes pour chaque bâtiment. Les rapports sont remis aux gestionnaires d'immeubles, qui sont chargés d'éliminer ou de diminuer le nombre de fausses alarmes. D'autres rapports sont exécutés pour déterminer quand certains événements ont eu lieu. Ceux-ci incluent des rapports sur le nombre de personnes qui ont accédé à une porte particulière au cours d'un mois donné et sur le nombre de personnes qui se sont vu refuser l'accès à certaines portes. En analysant ces données, la direction peut évaluer le fonctionnement du système, ce qui peut conduire à l'avenir à des mesures de sécurité supplémentaires ou à des améliorations de la programmation. L'entretien. Bien que CCI ait conclu un contrat de service avec l'installateur, Access Security, pour l'entretien général du système de contrôle d'accès, l'entreprise souhaitait pouvoir remplacer et réparer certains composants - en particulier les serrures électroniques - en cas de panne. À cette fin, le service de maintenance a reçu deux gâches électriques de rechange et a été formé au remplacement des serrures électroniques. Aussi, pour faciliter le remplacement des gâches, toutes les connexions de fils ont été installées avec des cosses à débranchement rapide, ce qui permet à tout préposé à l'entretien qualifié de rebrancher les fils sans avoir à les dénuder et à les sertir. DOOR ALARMS. Comme mentionné précédemment, quarante et une portes n'étaient pas équipées de lecteurs de cartes. Ces portes devaient être alarmées à tout moment et il était interdit d'en sortir. Limiter le nombre de lecteurs au minimum nécessaire a permis d'économiser considérablement sur les coûts. (Les alarmes coûtent environ 200 $ par porte, tandis qu'un lecteur de carte et une serrure électronique coûtent environ 3 000 $.) Bien que certaines de ces portes aient été utilisées dans le passé, la plupart n'étaient pas des voies de passage principales. Par exemple, plusieurs menaient simplement à un champ herbeux. Dans la nouvelle configuration, lorsque quelqu'un sortait par une porte non autorisée, plusieurs alarmes retentissaient dans tout le bâtiment, obligeant la direction à réagir. Au cours des deux premiers mois de ce système, il y a eu de nombreuses fausses alarmes, car le personnel avait l'habitude de sortir par n'importe quelle porte. Le directeur de l'établissement a résolu le problème en plaçant du ruban adhésif jaune sur les portes qui présentaient le plus de fausses alarmes. Cela a fait prendre conscience à tout le monde que les portes étaient interdites. Après plusieurs mois, la bande a été retirée - et les fausses alarmes ont cessé. CCTV. Une fois le système de contrôle d'accès en place, CCI a commencé à installer un système de surveillance CCTV en noir et blanc. Il y a actuellement vingt-deux caméras surveillant deux bâtiments, avec des plans pour étendre le système pour couvrir tous les bâtiments au cours des prochaines années. Les caméras surveillent les périmètres des bâtiments et ont une vue de la plupart des portes des quais de chargement et des portes régulières équipées de lecteurs de cartes d'accès. L'entreprise envisage également l'utilisation de caméras à l'intérieur des bâtiments. Chaque caméra est câblée à la station centrale via des connexions à fibre optique. Les images sont enregistrées en continu sur des bandes T160 ; il suffit de trois vidéocassettes pour enregistrer une semaine entière. En sécurisant ses installations, CCI a également sécurisé deux clients importants et s'est donné un avantage concurrentiel sur le marché. Le métier de CCI n'est pas la sécurité. Mais comme sa direction l'a maintenant appris, la sécurité peut être un élément essentiel de toute entreprise, quelle que soit la mission principale d'une entreprise. Daniel Cogan est vice-président d'Access Security Corporation, Warminster, Pennsylvanie, où il est responsable de la conception et de l'intégration du système. Il a travaillé dans l'application de la loi publique ou la sécurité privée pendant plus de vingt ans. Il est membre de l'ASIS.