Cuando la seguridad significa negocio

Una buena protección resultó fundamental para las ganancias en Communication Concepts, Inc. (CCI), una empresa de marketing y correo directo de veinticinco años cuyos clientes hicieron de una mejor seguridad en las instalaciones una condición para hacer negocios. Communication Concepts, Inc., (CCI) siempre había confiado en cerraduras mecánicas para asegurar sus instalaciones. No había oficiales de seguridad ni sistemas de seguridad electrónicos, la empresa nunca vio la necesidad de ellos. Pero cuando dos de sus clientes insistieron en que CCI aumentara sus medidas de seguridad como condición para hacer negocios, la empresa vio la oportunidad no solo de mantener contentos a sus clientes, sino también de proteger mejor a su personal y otros activos. Tres meses y $250,000 más tarde, la compañía tenía un sistema de control de acceso electrónico y capacidad de vigilancia por circuito cerrado de televisión que mejoró drásticamente la seguridad e impulsó el negocio. CCI se fundó hace veinticinco años en Ivyland, Pensilvania, a unas treinta millas al norte de Filadelfia. La compañía ha crecido lentamente a lo largo de los años y ahora ocupa siete edificios en aproximadamente diez acres en un parque industrial. El negocio principal de la compañía es manejar campañas promocionales de correo directo para una variedad de clientes, incluidos bancos, minoristas y compañías de tarjetas de crédito. Desde su taller de letras de 80,000 pies cuadrados, los empleados recopilan materiales promocionales, los insertan en sobres y los entregan en el sitio de EE. UU. Oficina de Correos para enviar por correo. En total, CCI envía alrededor de 400 millones de paquetes de todos los tamaños cada año para clientes corporativos. En 1997, dos de estos clientes pidieron a CCI que mejorara su seguridad. Si bien CCI nunca había sufrido una violación de la seguridad, los clientes sentían que las llaves mecánicas ya no eran lo suficientemente seguras para proteger los numerosos documentos confidenciales que los clientes entregan a CCI como parte rutinaria del negocio (por ejemplo, los bancos a menudo contratan a CCI para enviar correos financieros). estados de cuenta a los cuentahabientes). La empresa respondió de inmediato y nombró al gerente de instalaciones y operaciones en un equipo de proyecto para desarrollar un plan de control de acceso y vigilancia. SYSTEM REQUIREMENTS. CCI tenía una gran plantilla permanente de 650 empleados, además de que con frecuencia utilizaba empleados temporales de agencias de empleo. También tuvo una alta rotación. Estos factores se combinaron para dificultar el control de claves. Por lo tanto, el equipo del proyecto estuvo de acuerdo en que, aunque las viejas cerraduras mecánicas habían funcionado bien a lo largo de los años, la empresa ahora necesitaba un sistema de control de acceso electrónico. Un sistema electrónico permitiría a la empresa eliminar a los titulares de tarjetas no autorizados de la base de datos sin tener que cambiar la clave de una instalación completa. La empresa también quería un sistema de control de acceso electrónico que pudiera integrarse con su sistema de tiempo y asistencia, que estaba programado para ser actualizado. Tener un sistema dual facilitaría a la empresa la gestión de ambas funciones, al tiempo que permitiría a los empleados llevar una sola tarjeta. CCI también quería un sistema que pudiera controlarse desde una sola ubicación. Con siete edificios, la empresa no quería estaciones de control individuales en cada edificio que requirieran que alguien hiciera múltiples entradas en la computadora cuando se requerían cambios, como eliminar a un empleado de la base de datos de tarjetas. Además, CCI quería un sistema de seguridad que pudiera comunicarse a través de las líneas telefónicas ya instaladas. Todos los componentes del sistema también tenían que ser compatibles con el año 2000. Otro requisito inicial para el sistema era que utilizara tecnología de proximidad para la tarjeta de acceso y que se integrara con una estación de credencialización de identificación con foto. Las tarjetas de proximidad tienden a durar más que las insignias que se deslizan continuamente a través de un lector. Además, la empresa ya había seleccionado la tecnología de proximidad para la actualización de su sistema de tiempo y asistencia. Al usar la misma tecnología, los dos sistemas podrían compartir una base de datos. FEATURES. CCI se reunió con cuatro proveedores, examinó sus productos de control de acceso y finalmente aceptó ofertas de cada uno. Se seleccionó el sistema de control de acceso y credencialización de video ofrecido por Hirsch Electronics. El sistema, que fue instalado por Access Security Corporation de Warminster, Pensilvania, se ejecuta desde una computadora central protegida con contraseña ubicada en el departamento de recursos humanos (HR) de la empresa. El personal autorizado en RRHH y el responsable de la instalación son los encargados de administrarlo. Crean tarjetas de identificación para empleados, programan el sistema para obtener privilegios de acceso y mantienen la base de datos. Se han instalado lectores de tarjetas en unas cuarenta puertas de los siete edificios, tanto exteriores como interiores. Otras cuarenta y una puertas no estaban equipadas con lectores de tarjetas, aunque son monitoreadas a través del sistema de control de acceso. Estas puertas están cerradas en todo momento con cerraduras mecánicas, pero han sido equipadas con contactos magnéticos que harán sonar una alarma tanto en la puerta como en la estación central cada vez que se abra una de estas puertas. Los lectores de tarjetas están conectados a un panel de control en los edificios individuales, y cada panel de control está conectado a la computadora central a través de las líneas telefónicas de fibra óptica y cable de cobre existentes de la compañía. Los paneles de control están ubicados en armarios de servicios públicos seguros. Cada panel puede manejar hasta ocho puertas, y se utilizan múltiples paneles en edificios con más de ocho puertas. Los paneles mantienen un registro de auditoría independiente de cada transacción y son capaces de ejecutar el sistema de control de acceso de su edificio si la computadora principal falla. Esta configuración permitió a la empresa centralizar el control de acceso. Cualquier cambio que se deba hacer, como anular a alguien del sistema, solo se puede hacer desde la PC central. Los empleados necesitan una tarjeta para acceder a todos los edificios, así como a las puertas interiores de la mayoría de los departamentos. Las excepciones son recursos humanos y mantenimiento, que están ubicados en el mismo edificio (junto con varios otros departamentos). Aunque todos los empleados necesitan una tarjeta de acceso para ingresar al edificio, las puertas de recursos humanos y mantenimiento están abiertas durante el horario comercial habitual. Este enfoque se tomó debido al alto tráfico a ambos departamentos. La compañía sintió que era importante mantener una atmósfera abierta. Además, la gerencia pensó que sería más conveniente mantener abierto el departamento de mantenimiento porque el personal siempre está yendo y viniendo. El robo de equipos no es un problema en el mantenimiento ya que al menos un empleado está en la oficina durante todo el día. El software de control de acceso se programó originalmente para abrir automáticamente las puertas delanteras de estos departamentos por la mañana y volver a cerrarlas temprano en la noche. Sin embargo, la empresa se dio cuenta de que este sistema podría presentar un grave riesgo de seguridad en los días en que la instalación no estaba abierta, como durante un feriado. Para protegerse contra tener puertas abiertas en los departamentos de recursos humanos y mantenimiento cuando la instalación estaba desocupada, la computadora ha sido programada con lo que se ha llamado la regla del "primer hombre en entrar". Bajo este sistema, las puertas de estos departamentos permanecen cerradas hasta que se presenta una credencial válida en la puerta al comienzo de un día hábil (de lunes a viernes). Luego, la computadora bloquea automáticamente las puertas al final de la jornada laboral. Además, debido a que estos departamentos a veces cierran temprano o temporalmente (por ejemplo, para una gran reunión de personal en otro edificio), la empresa ha creado una insignia de "desactivar" y "habilitar". En los casos en los que todo el personal de recursos humanos deba abandonar su departamento durante el horario habitual de oficina, la oficina se puede cerrar con llave con la credencial de desactivación. Las puertas permanecen bloqueadas hasta que un empleado usa la credencial de habilitación para desbloquearlas. Los empleados de recursos humanos pueden ingresar al departamento durante estos horarios, pero necesitarán sus tarjetas de acceso para hacerlo. Otros empleados no pueden acceder al departamento en estos momentos. (La regla del primer hombre en entrar no se aplica cuando se ha utilizado la tarjeta de desactivación). Las tarjetas de desactivación y habilitación se guardan en un lugar seguro y solo pueden ser utilizadas por el supervisor de turno. El sistema mantiene un registro de auditoría que registra la hora y el día en que se usaron. El departamento de ventas, que se encuentra en un edificio separado del de recursos humanos y mantenimiento, también tiene disposiciones especiales de control de acceso. Para ingresar al edificio, los empleados y clientes deben atravesar dos puertas de vidrio. La puerta delantera está programada para desbloquearse automáticamente durante el horario comercial habitual, pero la segunda puerta (interior) permanece bloqueada. Una recepcionista está estacionada en el vestíbulo con una vista clara de las puertas. Los visitantes pueden entrar por el primer par de puertas para salir de las inclemencias del tiempo. Luego, el recepcionista puede presionar un botón y abrir la puerta interior para permitirles la entrada. Solo se permite la entrada a aquellos que son reconocidos por el recepcionista o que tienen una cita. Los empleados utilizan sus tarjetas de identificación para poder entrar. El lector está fuera de ambos juegos de puertas. Dado que la puerta exterior ya está abierta durante el horario comercial normal, el sistema solo desbloquea la puerta interior. Fuera del horario laboral, un empleado presenta su tarjeta al lector y la puerta exterior se desbloquea durante cinco segundos. La puerta interior también se desbloquea, permitiendo quince segundos. Tecnología de la tarjeta. Las tarjetas son emitidas por el departamento de recursos humanos. Sin embargo, en lugar de colocar fotografías e información de los empleados directamente en una tarjeta de proximidad, la empresa hace una fotografía digital de un empleado y, junto con el nombre del empleado y otra información corporativa, imprime la foto en una placa delgada de PVC con adhesivo en la parte posterior. La tarjeta de PVC, que no tiene tecnología, se adjunta al frente de una tarjeta de proximidad. Este método resultó ser menos costoso que imprimir fotografías directamente en una tarjeta de proximidad. Para imprimir los datos de los empleados directamente en una tarjeta de proximidad, CCI habría tenido que comprar una credencial en particular, con un costo de $6.95 por tarjeta. En cambio, las tarjetas de proximidad elegidas cuestan solo $ 3.50 por tarjeta, más $ 1.10 por cada placa de PVC autoadhesiva. La empresa puede reutilizar la tarjeta de proximidad después de que un empleado se vaya. HR simplemente quita la credencial de identificación con fotografía de PVC de la tarjeta de proximidad. La tarjeta se anula del sistema, se reconfigura con un nuevo código y se emite a otro empleado con una nueva credencial con fotografía de PVC adherida. Este enfoque también ahorra dinero cuando las tarjetas están mal impresas. Si una credencial de identificación tiene un error, la empresa solo debe desechar la tarjeta de identificación de PVC, no toda la tarjeta de proximidad. Para reducir aún más los costos, la compañía ha establecido una tarifa por las tarjetas de reemplazo. Antes de recibir sus tarjetas de identificación, los empleados firman un acuerdo que les obliga a pagar $10 para reemplazar una tarjeta perdida. La política ha resultado en menos insignias perdidas. Cargando puertas de muelle. CCI tiene cincuenta y seis andenes de carga en sus siete edificios, cada uno asegurado con una puerta basculante cerrada con llave y una alarma. La empresa deseaba utilizar un control de acceso electrónico en las puertas del muelle de carga, pero pensó que sería demasiado costoso instalar un lector de tarjetas en cada una. En cambio, la empresa compró el Scramble Pad de Hirsch. Con este sistema (que se integró con el sistema de acceso con tarjeta), se utiliza un teclado digital para controlar el acceso a un grupo de varias puertas. Por ejemplo, un edificio tiene catorce puertas de garaje seguidas, todas controladas por un teclado. Cada puerta está asegurada y monitoreada con un contacto magnético que está cableado a un panel de control de acceso. Para abrir una puerta específica para entregas, un empleado ingresa un código de acceso personal de cinco dígitos en el teclado (también conectado al panel) junto con el número de la puerta que se abrirá. Se desvía el contacto adecuado y se desactiva la alarma durante treinta minutos, tiempo suficiente para descargar un camión. La PC principal mantiene un registro de quién abrió una puerta de carga y cuándo. El teclado ofrece una función de seguridad adicional. En lugar de tener botones numerados en orden numérico en la parte frontal del teclado, los números aparecen en una pantalla táctil LED en la parte frontal del teclado. Antes de que un empleado pueda ingresar un código de acceso, debe activar el teclado presionando un botón de "inicio". El botón de inicio codifica los números en la pantalla para que estén en un orden diferente cada vez, evitando que una persona no autorizada adivine el código de acceso de un empleado al observar el patrón de cómo se ingresó el número. El sistema de teclado también permite que el departamento de recursos humanos o el administrador de la instalación desactive las alarmas y bloqueos en ciertos muelles de carga durante las horas designadas del día. Estos muelles tienen un alto volumen de entregas pero no requieren alta seguridad. La empresa decidió, por lo tanto, que era mejor tenerlos abiertos en todo momento durante el horario comercial habitual. Informes. Desde la computadora principal, el gerente de la instalación y el personal autorizado del departamento de recursos humanos pueden ejecutar informes que detallan la actividad dentro del sistema. Esta característica ha sido especialmente importante para ayudar a la empresa a realizar un seguimiento de las falsas alarmas. Cada mes, el administrador de la instalación ejecuta un informe sobre todas las alarmas de cada edificio. Los informes se entregan a los administradores de edificios, quienes son responsables de eliminar o disminuir el número de falsas alarmas. Se ejecutan otros informes para determinar cuándo ocurrieron ciertos eventos. Estos incluyen informes sobre cuántas personas accedieron a una puerta en particular en un mes determinado y a cuántas personas se les negó el acceso a ciertas puertas. Al analizar estos datos, la administración puede evaluar cómo funciona el sistema, lo que puede conducir en el futuro a medidas de seguridad adicionales o mejoras en la programación. Mantenimiento. Aunque CCI firmó un acuerdo de servicio con el instalador, Access Security, para el mantenimiento general del sistema de control de acceso, la empresa quería poder reemplazar y reparar algunos de los componentes, especialmente las cerraduras electrónicas, si se estropeaban. Con ese fin, el departamento de mantenimiento recibió dos contras eléctricas de repuesto y se capacitó sobre cómo reemplazar las cerraduras electrónicas. Además, para que sea más fácil reemplazar los golpes, todas las conexiones de los cables se instalaron con terminales de desconexión rápida, lo que permite que cualquier persona de mantenimiento calificada pueda volver a conectar los cables sin tener que pelarlos ni engarzarlos. DOOR ALARMS. Como se mencionó anteriormente, cuarenta y una puertas no estaban equipadas con lectores de tarjetas. Estas puertas debían estar alarmadas en todo momento, y estaba prohibida la salida por ellas. Limitar el número de lectores al mínimo necesario ahorró significativamente en costos. (Las alarmas cuestan alrededor de $ 200 por puerta, mientras que un lector de tarjetas y una cerradura electrónica cuestan alrededor de $ 3,000). Si bien algunas de estas puertas se habían usado en el pasado, la mayoría no eran vías principales. Por ejemplo, varios simplemente conducían a un campo de hierba. Bajo la nueva configuración, cuando alguien salía por una puerta no autorizada, sonaban múltiples alarmas en todo el edificio, lo que requería que la gerencia respondiera. Durante los dos primeros meses de este sistema hubo muchas falsas alarmas, ya que el personal estaba acostumbrado a salir por cualquier puerta. El gerente de la instalación resolvió el problema colocando cinta amarilla de precaución en las puertas que tenían la mayor cantidad de falsas alarmas. Esto hizo que todos se dieran cuenta de que las puertas estaban prohibidas. Después de varios meses, se retiró la cinta y cesaron las falsas alarmas. CCTV. Con el sistema de control de acceso implementado, CCI ha comenzado a instalar un sistema de vigilancia CCTV en blanco y negro. Actualmente hay veintidós cámaras monitoreando dos edificios, con planes para expandir el sistema para cubrir todos los edificios en los próximos años. Las cámaras monitorean los perímetros del edificio y tienen una vista de la mayoría de las puertas del muelle de carga y las puertas normales que tienen lectores de tarjetas de acceso. La compañía también está considerando el uso de cámaras dentro de los edificios. Cada cámara está conectada a la estación central a través de conexiones de fibra óptica. Las imágenes se graban continuamente en cintas T160; sólo se necesitan tres videocasetes para grabar una semana entera. Al asegurar sus instalaciones, CCI también ha asegurado dos clientes importantes y se ha ganado una ventaja competitiva en el mercado. El negocio de CCI no es la seguridad. Pero como su gerencia ahora ha aprendido, la seguridad puede ser un componente crítico de cualquier negocio, cualquiera que sea la misión principal de una empresa. Daniel Cogan es vicepresidente de Access Security Corporation, Warminster, Pensilvania, donde es responsable del diseño y la integración del sistema. Ha trabajado en las fuerzas del orden público o en la seguridad privada durante más de veinte años. Es miembro de ASIS.